O Kanban, um sistema de gestão visual originado no Japão, tem ganhado popularidade nas empresas como uma metodologia eficaz para melhorar o fluxo de trabalho, aumentar a eficiência e promover a colaboração. No entanto, muitas vezes, o Kanban é mal compreendido ou visto como uma abordagem complexa. Neste artigo, vamos desmistificar o Kanban, explorando seus conceitos fundamentais e apresentando as práticas-chave para uma implementação bem-sucedida.
Taiichi Ohno: O pioneiro do Sistema Toyota de Produção
O Kanban foi desenvolvido como parte do Sistema Toyota de Produção, criado por Taiichi Ohno. Ohno é considerado o principal responsável pela revolução na indústria automotiva, introduzindo conceitos como Just-in-Time e fluxo contínuo. Ele reconheceu a importância de um sistema visual de gerenciamento para otimizar a produção e minimizar o desperdício. Assim, o Kanban surgiu como uma forma de sinalizar e controlar o fluxo de trabalho.
Conceito e Princípios do Kanban
O termo “Kanban” deriva do japonês e significa “sinalização” ou “cartão”. O Kanban propõe o uso de cartões, como post-its, para indicar e acompanhar o andamento das tarefas. É um sistema visual que permite gerenciar o trabalho à medida que ele se move pelo processo.
Os princípios do Kanban são baseados na gestão da mudança e na entrega de serviço:
Gestão da mudança: O Kanban enfatiza a importância de começar com o que se faz atualmente, concordar em buscar melhorias através da evolução da mudança e incentivar atos de liderança em todos os níveis da organização. A mudança contínua e incremental é valorizada, promovendo uma cultura de melhoria constante.
Entrega de serviço: Compreender e focar nas necessidades e expectativas dos clientes é fundamental. O Kanban incentiva a gestão do trabalho, permitindo que as pessoas se auto-organizem em torno dele. A revisão regular da rede de serviços e suas políticas é necessária para melhorar constantemente os resultados.
Conceitos e Ferramentas Essenciais
No Kanban, existem três conceitos e ferramentas fundamentais, conhecidos como “3 K’s”:
Kaizen (pequenas melhorias): O Kaizen refere-se às melhorias contínuas e incrementais que são realizadas no processo de trabalho. Pequenas mudanças são incentivadas e implementadas regularmente para aprimorar a eficiência e a qualidade.
Kaikaku (grande mudança): O Kaikaku envolve mudanças significativas e transformadoras no processo de trabalho. Ao contrário do Kaizen, que se concentra em melhorias graduais, o Kaikaku busca mudanças radicais que podem ter um impacto significativo na produtividade e nos resultados.
Kakushin (novidade): O Kakushin está relacionado à inovação e à busca de novas abordagens para o trabalho. Encoraja-se a experimentação e a exploração de soluções inovadoras para desafios e problemas.
Práticas Kanban
Existem várias práticas-chave dentro do Kanban que ajudam a maximizar seus benefícios:
Visualização: A visualização do trabalho em um quadro Kanban é essencial. Colunas representam as etapas do processo e cartões ou post-its representam as tarefas. Essa visualização fornece uma visão clara do fluxo de trabalho, facilitando a identificação de gargalos e a gestão eficiente das tarefas.
WIP – Work In Progress (Trabalho em Progresso): Estabelecer limites para a quantidade de trabalho em andamento em cada etapa do fluxo de trabalho é crucial para evitar sobrecargas e melhorar o fluxo. Isso permite que a equipe se concentre em concluir as tarefas em andamento antes de iniciar novas.
Gerenciamento de Fluxo: O gerenciamento de fluxo visa manter um fluxo contínuo de trabalho, eliminando interrupções e atrasos. Isso envolve a identificação e resolução de problemas, otimização da sequência de trabalho e alinhamento de toda a equipe em relação aos objetivos e ao fluxo de trabalho comum.
Políticas Explícitas: Definir políticas claras para o trabalho é essencial no Kanban. Isso garante que todos os membros da equipe entendam as diretrizes e as expectativas, promovendo uma maior transparência e facilitando a tomada de decisões.
Ciclos de Feedback: O Kanban incentiva a realização de ciclos de feedback regulares, nos quais a equipe avalia o desempenho, identifica áreas de melhoria e adapta o processo de trabalho conforme necessário.
Práticas especificas
STATIK
O STATIK é um método estruturado para implementar o Kanban. Ele envolve a análise dos sistemas existentes, identificação dos principais fluxos de trabalho, criação de um quadro Kanban e definição dos limites de WIP.
Quadros Kanban
Os quadros Kanban são ferramentas visuais que representam o fluxo de trabalho. Eles consistem em colunas que representam as etapas do processo e cartões ou post-its que representam as tarefas. Os quadros Kanban permitem uma visualização clara do trabalho em andamento, facilitando o acompanhamento e a gestão eficiente.
Limites de WIP e Sistema Puxado
Estabelecer limites para a quantidade de trabalho em andamento em cada etapa do fluxo de trabalho é crucial para evitar sobrecargas e melhorar o fluxo. Ao limitar o WIP, as equipes podem se concentrar em concluir as tarefas em andamento antes de iniciar novas, evitando gargalos e atrasos.
O Kanban é baseado em um sistema puxado, em oposição a um sistema empurrado. Isso significa que as tarefas são iniciadas apenas quando há capacidade disponível para executá-las. Em vez de empurrar o trabalho para as próximas etapas do processo, o Kanban permite que o trabalho seja puxado conforme necessário, evitando acúmulo e desperdício.
Métricas:
Lead Time e Cycle Time
O Lead Time é o tempo decorrido desde o início até a conclusão de um item de trabalho. Medir o Lead Time ajuda a entender o tempo total necessário para entregar valor ao cliente. O objetivo é reduzir o Lead Time, pois isso indica maior eficiência e capacidade de resposta.
O Cycle Time é o tempo médio que uma tarefa leva para ser concluída, desde o momento em que é iniciada até o momento em que é finalizada. É uma métrica importante para avaliar a velocidade de execução do trabalho e identificar possíveis gargalos ou atrasos.
CFD – Cumulative Flow Diagram
O CFD é um gráfico que mostra a quantidade de tarefas em cada etapa do fluxo de trabalho ao longo do tempo. Ele fornece uma visão visual do fluxo de trabalho e ajuda a identificar padrões, gargalos e possíveis melhorias.
Throughtput
O Throughput é a quantidade de trabalho concluída em um determinado período de tempo. Medir o Throughput ajuda a entender a capacidade de entrega da equipe e a identificar oportunidades para aumentar a produtividade.
Itens Envelhecidos
Itens Envelhecidos são tarefas que permanecem em uma determinada etapa do fluxo de trabalho por um período prolongado. Monitorar e limitar o número de Itens Envelhecidos ajuda a evitar a
Cadências do Kanban
